NL FR EN

Vermuyten-Godts & Co

Vermuyten website4"Beste beslissing van de afgelopen jaren"

”Vermuyten - Godts & Co, een accountants- en boekhoudkantoor uit Dilbeek, schakelde vier jaar geleden probleemloos over op een elektronische boekhouding via Wings Software. “Onze interne efficiëntiewinsten lopen op tot 20 à 30 procent”, stelt vennoot Jan Vermuyten. “Bovendien genieten onze klanten van een nog betere service. Dit verhaal heeft alleen maar winnaars.”
U kent het vermoedelijk al. De klant levert maandelijks een torenhoge stapel papieren facturen en bankuittreksels af.  Het boekhoudkantoor verwerkt manueel al deze paperassen.
Na de verwerking verhuizen de papieren opnieuw naar de klant of ze blijven nog meer dan een jaar liggen bij het boekhoudkantoor. Vele maanden later - bij het opmaken van de jaarrekening - heeft het boekhoudkantoor dringend een specifieke factuur nodig. Ofwel wordt het zelf zoeken in het eigen archief, ofwel de klant lastigvallen. In dit laatste geval moet het document alweer de verplaatsing maken naar het boekhoudkantoor.

Alles inscannen
Bij Vermuyten - Godts & Co zijn deze frustraties en het onnodige tijdverlies definitief verleden tijd. “Wij scannen alle aan- en verkoopfacturen van onze klanten in”, vertelt Jan Vermuyten. “Dankzij de parametrisering belanden de facturen zo goed als automatisch op de juiste plaats in onze boekhoudsoftware. Elke factuur ondergaat een snelle controle. Waar nodig sturen we eenvoudig bij.” Sommige klanten scannen de facturen zelf in en leveren de pdf-files aan. “De klant kiest zelf de werkwijze. In ieder geval zijn we met deze aanpak perfect voorbereid op de doorbraak van de echte elektronische facturatie waarbij bedrijven elkaar bijna uitsluitend nog elektronische facturen sturen.”

Opmaken jaarrekening
Naast het snel inboeken van de facturen, verloopt ook het opmaken van de jaarrekening en de eindbalans veel efficiënter. “Onze medewerkers hebben alle facturen in het digitaal archief meteen bij de hand. Vroeger moest er al eens een factuur opnieuw opgevraagd worden bij de klant of doken we zelf in het klassement, wat uiteraard tijdrovend en vervelend is. Nu focussen onze medewerkers zich maximaal op hun core business. Een factuur terugvragen bij de klant komt bovendien niet professioneel over.” Met de huidige werkwijze verhuist de hele stapel facturen na het inscannen meteen terug naar de klant. Niet alleen de eigen medewerkers vinden een factuur sneller terug. “Regelmatig krijgen we een telefoontje van een klant dat hij een specifieke factuur in zijn klassement niet meer terugvindt. Amper twee minuten later hebben wij het bestand al doorgestuurd.”

Probleemloos gestart
De overschakeling naar de nieuwe werkwijze voor het inboeken van facturen verliep probleemloos. “De software van Wings was er volledig klaar voor. Daarnaast hebben we geïnvesteerd in twee professionele scanners met een hoge verwer-kingssnelheid. We zijn na wat proefdraaien in één beweging gestart, wat ons dankzij de bijstand van Wings prima is gelukt.”

info@vermuyten.be

Wings Software | Probastraat 7 - Blok A | 2235 Westmeerbeek | t 016 85 55 90 | f 016 85 55 97 I info@wings.be

Contact | Privacyverklaring