NL FR EN

Groep Thijs

Groep ThijsGroep Thys start als piloot met goedkeuringsworkflow voor inkomende facturen

“Betalingen automatisch ingehouden tot goedkeuring factuur”

Als pilootpartner nam Groep Thys als eerste in Wings de goedkeuringsworkflow voor facturen in gebruik. “Wij waren sterk vragende partij voor deze optie”, stelt Dirk Lavrysen, financieel verantwoordelijke voor Groep Thys. “Dit bespaart ons heel wat rondgeloop met afgeprinte facturen. Bovendien kan er nu geen enkele betaling meer gebeuren van een nog niet goedgekeurde factuur.”
Groep Thys werkt al zeer lang met de boekhoudsoftware Wings. “Ik denk dat ons gezamenlijk parcours al teruggaat tot in de jaren ‘80”, zo vertelt Dirk Lavrysen. “We hebben de software stap voor stap zien groeien en zijn steeds mee geëvolueerd. Zo werken we al langer met het inscannen van facturen.”
Het enige wat nog ontbrak om de cirkel van een volledige elektronische boekhouding rond te maken, was een goedkeuringsworkflow voor inkomende facturen. “Dit leidde tot de situatie dat de papieren versies van de  facturen of kopieën alsnog intern circuleerden en dat we moesten wachten totdat deze terugkwamen met de juiste handtekening of met opmerkingen. Pas na een handtekening op papier konden we een factuur effectief inboeken. Anders bestond het risico dat de factuur was betaald voor de goedkeuring. We waren dan ook uitdrukkelijk vragende partij voor deze nieuwe module.”

Piloot voor workflowmodule

Begin dit jaar nam Groep Thys bij wijze van test de nieuwe workflowmodule in gebruik. “Eigenlijk hadden we amper opmerkingen en zijn we vrijwel meteen overgegaan van de testfase naar reëel gebruik. Alles zat meteen juist. De goedkeuringsworkflow verloopt bijzonder intuïtief en gebruiksvriendelijk. Je moet geen enkele boekhoudkennis hebben om de module te gebruiken. De persoon die de facturen inscant en inboekt, duidt aan wie de factuur moet beoordelen. Deze krijgt digitaal de mogelijkheid om de factuur te bekijken. Nadien keurt deze de factuur goed, geeft opmerkingen of keurt ze af. Ook het doorsturen van een factuur naar een andere persoon voor een tweede opinie is perfect mogelijk. De betaling van een factuur blijft standaard geblokkeerd totdat de factuur is goedgekeurd. Pas nadien belandt ze automatisch op onze betalingslijst.”  

Facturen 4Wings

De workflow wordt onder andere gebruikt voor alle inkomende facturen voor het diensten-gebouw 4Wings in Oevel-Westerlo. “We spreken hier al snel over enkele tientallen facturen per dag. Deze verdelen we digitaal onder een vijftal personen.” Voor uitgaande facturen werkt Groep Thys nog met papier. “Dankzij Wings zijn we ook hier technisch klaar om de stap te zetten naar digitale facturatie. Dat is één van de volgende projecten. In eerste fase moesten we het hele facturatiegebeuren van 4Wings uitwerken met facturatiecodes per klant. Dankzij de flexibiliteit van Wings is dit huiswerk achter de rug en zijn volgende stappen mogelijk.” 

Wings Software | Probastraat 7 - Blok A | 2235 Westmeerbeek | t 016 85 55 90 | f 016 85 55 97 I info@wings.be

Contact | Privacyverklaring